Kontrollutvalgssekretariatet i Vest Finnmark IKS (Kusek) har på oppdrag fra kontrollutvalget i Nordkapp kartlagt anskaffelsesprosessen av ny branngarasje. Dette ble gjort i juni i år. Dette har kommunedirektør i Nordkapp, Trond Lesjå svart på og oversendt den 19. september før videre behandling av saken.

Kusek lister opp åtte punkter det kan være grunn til å se nærmere på i saken. Kusek mener også at det kan ha vært svikt i anskaffelsesprosessen på grunn av kort frist, mangelfulle kravspesifikasjoner og lite konkrete beskrivelser av tilbudsvurderingen.

Vurdering av alternative løsninger: Det synes å være grunn til å stille spørsmål om de alternative løsningene nybygg og ombygging av eksisterende bygningsmasse har vært tilstrekkelig vurdert før det ble valgt en løsning om leie.

Her svarer kommunedirektøren at det var åpenbart at forholdene knyttet til HMS måtte forbedres, Arbeidstilsynets krav understreket dette. Det samme gjør rapporten fra Norconsult. Kostnader ved bygging og faren for stenging av dagens stasjon gjorde at leie framsto som åpenbart beste løsning.

Anskaffelsesprosessen: Kort frist for å gi tilbud, mangelfull kravspesifikasjon, manglende tilbudsdokument, lite konkret beskrivelse av tilbudsvurderingen og at anskaffelsesprotokoll er datert dagen etter utløpet av tilbudsfristen tilsier at det kan ha vært svikt i anskaffelsesprosessen. Det kan også være aktuelt å vurdere om kontrakten må anses å være en bygge- og anleggskontrakt i relasjon til anskaffelsesregelverket.

På dette svarer Kommunedirektøren at han er enig i at anskaffelsesprosessen ikke ble gjennomført slik den bør gjøres. Tilbudsfristene var for korte, kravspesifikasjon synes å mangle og evalueringsprosessen synes å være overfladisk og det mangler en del dokumentasjon. Opplevelsen av at dette hastet med trussel om mulig stenging lå nok til grunn for noe av dette, men framdrift kunne vært ivaretatt også med en bedre prosess. På dette området har kommunen mye å lære og kommunedirektøren vil se nærmere på organisering av vårt innkjøpsarbeid og hvordan styrke kompetansen i organisasjonen.

Leiekontrakten og kommunens oppfølging av denne: Manglende dokumentasjon av dialogen mellom partene før avtaleinngåelse, spørsmål om kommunens interesser er godt nok ivaretatt og manglende dokumentasjon av kontraktsoppfølging tyder på at dette er et område det er grunn til å se nærmere på.

Kommunedirektøren svarer her at det har vært fortløpende oppfølging av leieavtalen og den blir ikke tiltrådt før lokalene tilfredsstiller Arbeidstilsynets krav og det foreligger ferdigattest. Dette har tatt lang tid, men synes nå å være nær forestående.

Arealplaner, områdeplaner og reguleringsplaner: Usikkerhet om hvilke planer som per i dag gjelder for området der ny brannstasjon er lokalisert medfører risiko for at ombygging og bruk av bygget til brannstasjon ikke er i tråd med gjeldende arealplan og eventuelt også reguleringsplan.

Til dette punket svarer kommunedirektøren at det aktuelle område ble unntatt ved forrige revisjon av kommuneplanen da en ønsket en egen områdeplan for sentrum. Det er derfor planen av 2002 som en la til grunn som gjeldene. Det viser seg ved nærmere gjennomgang nå at reguleringsplanen fra 1989 fortsatt er gjeldene, den lå ikke i registeret og en trodde at den var opphevet. Denne planen viser området som industriområde. En beklager at dette ble oversett tidligere. Ny områdeplan som er på høring viser dette som kombinert formål.

Byggesaksbehandlingen: Det framstår for sekretariatet uklart hvilke bestemmelser i plan- og bygningsloven kommunen har og fortsatt behandler søknaden på grunnlag av, og det kan stilles spørsmål om behandlingen skjer på grunnlag av de riktige bestemmelsene. Foreliggende opplysninger tyder på at byggeier har igangsatt tiltaket uten at kommunen har gitt tillatelse, men det er ikke funnet opplysninger som tilsier at kommunen har reagert eller vurderer å reagere på dette.

Under dette punktet mener kommunedirektør Trond Lesjå at det er nok trukket konklusjoner på et ufullstendig grunnlag, det er pr 21/4 35 dokumenter på saken og 22/6 50 dokumenter som dokumenterer saksbehandlingen. Disse ligger i sakssystemet og blir ikke journalført før saken er ferdig behandlet. Her burde en tatt direkte kontakt slik at en i en samtale kunne avklart dette. Det er bedt om svar når endelig vedtak er truffet, vedtak som gir tillatelse til gjennomføring av tiltak ble gitt 22. juni 2022. Det er nå søkt om ferdigattest og det er litt dokumentasjon som må på plass før den kan gis. Gi melding om det er ønskelig med ettersendelse av dokumentasjonen her.

Trafikksikkerhet: At veiforholdene i området ny brannstasjon er lokalisert beskrives som utfordrende, og at vi har fått presentert ulike tall for utrykningsoppdrag per år, gir grunn til å stille spørsmål om det er gjort en forsvarlig kartlegging og vurdering av trafikksikkerheten før leieavtale ble inngått.

Her emner kommunedirektøren at sett i ettertid kunne det sikkert vært ønskelig med en trafikkanalyse før en fattet endelig beslutning om lokalisering. Med ett tilbud på bordet og tidspress ble ikke det gjort. En har nå vurdert at det bør tas en gjennomgang om hvilke tiltak som bør gjennomføres for å redusere risiko ved den valgte løsning.

Habilitet: Sekretariatet vurderer at det kan være grunn til å gjøre en nærmere undersøkelse av om daværende ordfører og kommunedirektør var inhabil i behandlingen av saken på grunn av personlige relasjoner og/eller dobbelt-/kombinasjonsroller.

Kommunedirektøren skriver i sitt svar til dette punket at det er greit at det reises spørsmål ved kommunedirektørens habilitet, men å ikke undersøke dette nærmere og få konkretisert vurderingen er ikke tilfredsstillende. Det burde være en enkel sak å få kartlagt fakta her og gjort en vurdering i henhold til Fvl. Det samme er tilfelle for ordfører, og det er jo kun i forhold til vedtak om å gå for leie av lokale at ordførers habilitet er relevant for saken.

Arkiv- og journalføring: At sekretariatet i liten grad har mottatt dokumenter som har vært etterspurt indikerer svikt på dette området.

Dette er sikkert et klart forbedringsområde for kommunen hvor våre rutiner bør gjennomgås og kompetanse heves i administrasjonen. Vi må se på forholdet mellom saksbehandlingssystemet og arkiv/journal om det fungerer slik det skal. Som tidligere nevnt ligger mye av dokumentasjonen i saksbehandlingssystemet til saken avsluttes skriver kommunedirektøren i Nordkapp i svaret til Kusek.

Kommunedirektøren har gitt følgende generelle kommentarer til rapporten:

Under generelle kommentarer skriver kommunedirektør Trond Lesjå at det er krevende for nåværende kommunedirektør å svare opp alle problemstillinger som reises i rapporten all den tid de sentrale personer som gjennomførte saksbehandlingen og anskaffelsen ikke lenger arbeider i Nordkapp kommune. Jeg har forespurt tidligere kommunedirektør om han ønsket å gi innspill til uttalelsen, men han viser til kommentarer gitt til avisen Sagat og har ikke ytterligere kommentarer.

Av de svært mange problemstillinger rapporten reiser synes det klart for kommunedirektøren at kommunen har mange lærings- og forbedringspunkter ut fra denne saken. Det gjelder ikke minst gjennomføringen av anskaffelsen som virker å ha blitt til under stort hastverk og med manglende dokumentasjon. Forbedringspunkter knyttet til den generelle saksbehandlingen gir rapporten klare indikasjoner på. Kommunedirektøren vil legge stor vekt på å ta dette med i sitt videre arbeid.

Jeg synes det er beklagelig at denne saken ikke ble sendt til uttalelse til kommunedirektøren før rapporten ble offentlig og behandlet i kontrollutvalget slik sakene normalt skal skje.

Kommunedirektøren stiller seg også noe undrende til den metode som sekretariatet har brukt i denne saken. Det er neppe mulig å få fram fakta-grunnlaget i en slik sak kun ved å studere de dokumenter en har funnet fram til. En burde etter mitt syn tatt de nødvendige samtaler med sentrale aktører for å fylle ut bildet og kanskje sette de aktuelle dokumenter inn i en kontekst som ville gitt en bedre forståelse av fakta – dvs hva har skjedd og hvorfor. Når en i tillegg bruker postjournalen som hovedkilde vil en gå glipp av mange dokumenter som ligger på saken i saksbehandlingssystemet. Å ende opp med å stille et utall spørsmål uten å forsøke å få mer klarhet i sammenhengen kan gi et skjevt bilde av hva som faktisk har foregått.

Cape Fish Group as som leier ut lokalene til Nordkapp kommune, har nå sendt inn kontrollerklæringen på bygningsmassen til leietaker.